Protokoll Mitgliederversammlung

Das Protokoll zur Mitgliederversammlung dient einerseits als schriftliche Informationsquelle für die Mitglieder des Vereins – hier können sie das Zustandekommen der Beschlüsse während der Mitgliederversammlung sowie deren Inhalte nachlesen.

Andererseits ist das Protokoll die Grundlage zur Prüfung der Beschlüsse durch das Registergericht, wenn Änderungen angemeldet werden müssen, z. B. Vorstandsänderungen durch Wahlen bzw. Amtsniederlegung, Satzungsänderungen oder die Auflösung des Vereins.

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) gibt gemäß § 58 Nr. 4 nur vor, dass ein Protokoll über das Zustandekommen von Beschlüssen der Mitgliederversammlung abzufassen ist, wenn die Beschlüsse zum Vereinsregister angemeldet werden müssen. Darüber hinausgehende Regelungen zur Protokollführung sind in die Vereinssatzung aufzunehmen, z. B. die Protokollierung aller wesentlichen Inhalte und Diskussionen der Mitgliederversammlung sowie sämtlicher Beschlüsse.

Stellt die Satzung auch keine spezielleren Anforderungen an die Form des Protokolls, so liegt es im Ermessen des Protokollführers, ein Ablauf- und Ereignisprotokoll der Mitgliederversammlung anzufertigen.

Im Ereignisprotokoll werden neben den Mindestanforderungen (z. B. Ort, Datum und Name des Versammlungsleiters und Protokollführers) die Ergebnisse der Beschlüsse bezüglich Annahme und Ablehnung aufgenommen. Ein Ablaufprotokoll gibt zusätzlich zu den Beschlussergebnissen auch Auskunft über Diskussionen, Anträge und Redebeiträge während der Mitgliederversammlung.

Das Ablauf- und Ereignisprotokoll ist eine Privaturkunde im Sinne des § 416 ZPO. Die unterzeichnete Urkunde (Protokoll) gibt keine Auskunft über die Richtigkeit des Inhalts, sondern besagt nur, dass der Inhalt von den Unterzeichnern (Versammlungsleiter und Protokollführer) stammt. Bei Anmeldungen zum Vereinsregister darf das Registergericht jedoch auf den Wahrheitsgehalt des Protokollinhalts vertrauen. Hat das Registergericht begründete Zweifel an der Richtigkeit des Protokollinhalts, muss es diese Zweifel gemäß § 26 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (FamFG) untersuchen.

Folgende Angaben sollte ein ordnungsgemäßes Ereignisprotokoll enthalten:

• Art der Mitgliederversammlung (ordentliche oder außerordentliche Mitgliederversammlung des Vereins XYZ)
• Tag, Ort und Zeit der Versammlung
• Name des Versammlungsleiters (grds. der Vorstandvorsitzende) und Protokollführers (grds. vom Vorstand bestellt)
• Zahl der erschienenen und stimmberechtigten Mitglieder
• Eröffnung der Versammlung durch den Versammlungsleiter
• evtl. Wahl (Satzungsregelung) des Protokollführers
• Feststellung der Beschlussfähigkeit
• Feststellung der satzungsmäßigen Einberufung
• Feststellung, dass die Tagesordnung der Einladung beigefügt wurde
• Bericht des Vorstandsvorsitzenden, des Schatzmeisters und der Rechnungsprüfer
• Entlastung des Vorstands und ggf. des besonderen Vertreters
• Gestellte Anträge, über die abgestimmt wurde, im genauen Wortlaut
• Nachträgliches Erscheinen von Mitgliedern oder deren Entfernen vor Schließung der Versammlung
• Art der jeweiligen Abstimmungen und ein (zahlenmäßiges) Abstimmungsergebnis
• Bei Satzungsänderungen: vollständiger Wortlaut der geänderten Bestimmungen
• Bei Wahlen: Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort aller Kandidaten sowie eine Erklärung der Gewählten darüber, ob sie die Wahl annehmen
• Schließung der Versammlung
• Unterzeichnung des Protokolls durch den Versammlungsleiter und Protokollführer